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Qu’est-ce que la gouvernance des données ? En ai-je besoin ? Et par où commencer ?

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March 07 2013

Aujourd’hui, la gouvernance des données est un sujet d’actualité. Cependant, malgré tous les articles et livres blancs qui lui sont consacrés, il semble que les dirigeants ignorent toujours ce dont il s’agit réellement. On me pose aujourd’hui les mêmes questions qu'il y a 16 ans, quand j'ai commencé le conseil en gouvernance des données ! J’ignore si cet article va clarifier les choses ou pas, mais j’ai pensé que je pouvais apporter mon éclairage en tant qu’expert du domaine.

 

Pourquoi considérer la gouvernance des données ?

Le terme « gouvernance » devrait naturellement impliquer la notion de qualité, car il s’agit du but fondamental de la gouvernance des données. Pourquoi considérer la qualité des données ? Je pense que l’impact sur votre entreprise d’une mauvaise qualité des données est évident : marchandises expédiées à la mauvaise adresse, clients recevant des produits qui ne correspondent pas à la description de la publicité, etc. Cependant, la mauvaise qualité des données peut avoir des effets plus subtils : rater une vente incitative parce que vous ne pouvez pas identifier avec exactitude les catégories de produits que votre client achète, incapacité de négocier des remises à l’achat parce que le fournisseur est dupliqué tellement de fois que vous n'avez aucune idée du total de vos dépenses, perte de ventes sur Internet parce que vos données de dimensionnement imprécises vous discréditent sur les sites comparatifs.

J’imagine qu’on pourrait aussi se demander « Pourquoi dois-je chercher à formaliser ma gouvernance ?, car il est probable que certains collaborateurs de l'entreprise vérifient déjà la qualité des données dans le cadre de leurs tâches courantes. Par exemple, il est vraisemblable que les comptables vérifient que les écritures soient enregistrées sur les bons comptes du grand livre, que votre service de comptabilité client vérifie que les factures soient envoyées et que les paiements correspondants soient reçus. La majeure partie de vos données opérationnelles sont déjà intégrées à un processus de gestion actif mais, pour l’essentiel, l’intérêt réside dans les quantités et les valeurs. Les données de référence sont celles qui font le moins l'objet d’un contrôle qualité alors qu'elles pilotent de nombreux processus métier. La gouvernance des données vise à établir des responsabilités de gestion formelles pour la qualité de ces données.

La gouvernance des données a impulsé un changement d'attitude : on s’éloigne aujourd'hui d’une approche réactive de la qualité pour aller vers une approche plus proactive. Souvent, on ne réalise que la qualité des données est insuffisante que lorsqu’un processus échoue, quand une livraison ne peut pas être effectuée ou quand le système informatique cesse de fonctionner. Dans certains cas, cela s’avère le meilleur moyen de déceler les problèmes. Il est également courant que des incidents surviennent à cause d’une mauvaise qualité des données dont personne ne veut assumer la responsabilité ! La gouvernance des données garantit qu’une personne est clairement responsable, pas seulement de corriger les problèmes, mais aussi de réduire le risque de leur apparition.

S’agit-il seulement d’un outil que je peux acheter ?

Hélas, la réponse est non ! De nombreux éditeurs prétendent offrir des solutions de gouvernance des données et il existe certainement des outils pour cela. Des outils qui peuvent vous permettre d’enregistrer et de communiquer des règles métier définies, de mesurer la qualité des données, d’identifier des problèmes de conformité, etc. Toutefois, la gouvernance porte surtout sur l’entreprise, les processus et les responsabilités dans le cadre desquels vous pouvez déployer ces outils. Mon entreprise, Stibo Systems, offre un outil de gestion des données leader sur le marché qui assure le contrôle des données pendant tout leur cycle de vie, la gestion des métadonnées, des règles de qualité des données et le contrôle de ces règles. Toutefois, sans l’organisation adéquate, vous ne bénéficierez pas des avantages qu’apportent ces outils de gouvernance.

Gouvernance et gestion des données sont-elles analogues ?

Il existe un lien très étroit entre les deux à travers la qualité des données, mais il s’agit en fait de fonctions indépendantes. Les activités de gestion tendent à s’aligner sur des systèmes informatiques et des unités opérationnelles spécifiques dans l’entreprise, alors que la gouvernance concerne un ensemble commun de règles que doivent respecter les membres de l’entreprise. La clé pour comprendre cette dichotomie consiste à assimiler la relation aux normes des deux éléments.

Dans le cadre de la gouvernance des données, nous définissons un ensemble de bonnes pratiques ou de services pour garantir la création et le maintien d’une bonne qualité des données. Il s’agit d’établir alors des normes. Il incombe aux équipes de gestion des données de respecter ces normes, mais le rôle de la gouvernance consiste à les définir et à veiller à leur respect.

Pouvez-vous expliquer ce qu’est la « propriété » des données ?

Ce terme prête à confusion. Par exemple, il est courant dans les entreprises de scinder la responsabilité des données de manière géographique : par exemple, la force de vente du Royaume-Uni gère l’ensemble des clients et de leurs données dans la région Royaume-Uni, alors que l’équipe des États-Unis se charge de celles de ce pays. Mais là encore, nous présentons une entité de gouvernance des données qui est responsable des données. Pour ajouter à la confusion, une fonction de responsable des données existe dans nombre de ces organisations.

Selon moi, ce terme de « responsable des données » est inadéquat car, dans la pratique, il n’est pas responsable des données mais des normes (les principes et bonnes pratiques) qui guident l’utilisateur pour parvenir à une bonne qualité. Donc, même si de nombreux acteurs peuvent prétendre au contenu des données, l’entité de gouvernance des données est celle responsable des structures et des règles de qualité.

Quelles activités une entité de gouvernance des données exécute-t-elle ?

Dans une perspective globale, l’entité de gouvernance des données n’assume que deux fonctions mais, en pratique, ces deux fonctions peuvent être très complexes et leur exécution demander un ensemble de ressources. L’équipe de gouvernance des données est chargée de la gestion des changements et de la conformité.

Gestion des changements – Une fois que nous avons défini un ensemble de normes et aligné nos données sur celles-ci, il importe de suivre les modifications de ces normes. Par exemple, si nous établissons que toutes les dates sont enregistrées au format jour/mois/année du Royaume-Uni, cela pose un gros problème si quelqu’un souhaite utiliser le format européen mois/jour/année. Le rôle de l’équipe de gouvernance des données consiste à évaluer l’impact d’une telle modification, à se mettre en rapport avec les intéressés, à mesurer les coûts et avantages, puis si la modification est jugée pertinente, à la gérer au niveau de toutes les activités concernées de l’entreprise.

Conformité - Dès qu’il existe des règles, un contrôle s’impose. Il incombe à l’équipe de gouvernance des données d’exercer ce contrôle pour mesurer la conformité de l’entreprise aux normes qui la régissent et pour agir afin d’améliorer le niveau de conformité.

Par où commencer

De nombreux adeptes de la gouvernance des données ont établi des modèles dont le fonctionnement a été éprouvé au cours de projets antérieurs. Le problème est que nombre de ces solutions établies ne tiennent pas compte de vos capacités organisationnelles, du niveau de disponibilité des ressources ou de votre budget. Selon Stibo Systems…

… la bonne méthode est celle qui s’adapte aux besoins de la gouvernance mais aussi à la capacité de votre organisation à l’exécuter et à la gérer.

Pour atteindre cet objectif, nous avons adopté une stratégie structurée de la création d’une organisation personnalisée de gouvernance des données

  • Créer une vision claire– établissez une vision claire et une portée précise pour votre projet de gouvernance afin d’avoir la certitude que votre entreprise sera capable de la réaliser.
  • Définir des normes– il importe de définir pour chaque norme : sa justification économique, les avantages qu’elle permet d’obtenir, le niveau de qualité (pas nécessairement 100 %) à atteindre pour réaliser l’avantage et des indicateurs qui mesureront les avantages réalisés.
  • Concevoir une organisation de gouvernance des données– qui est appropriée pour gérer les normes que nous avons définies. Cela inclut les rôles et responsabilités de ceux en charge de la gouvernance, les processus de gouvernance interne utilisés pour gérer les activités (comme la gestion des changements pour les normes) et les changements apportés à tout processus externe qui agit sur la capacité de l’organisation à gouverner (comme le processus de gestion de projet informatique).
  • Impliquer un responsable des données– chargé des normes et d’établir le programme Qualité des données.
  • Élaborer un programme Qualité des données– qui documente le niveau de qualité actuel, l’évalue par rapport à l’exigence définie dans la norme et propose des mesures pour combler l’écart et/ou maintenir une bonne qualité.
  • Pourvoir les autres rôles de gouvernance des données– il s’agit d’engager des ressources pour les rôles de gouvernance des données qui sont nécessaires pour assurer les mesures de conformité permanentes et gérer les activités identifiées dans le programme Qualité des données.

Comment réussir mon organisation de gouvernance des données ?

L’une des clés de la réussite d’une organisation de gouvernance des données réside dans l’autorité. Lorsque vous créez votre organisation de gouvernance des données, une question est essentielle : que faire si un membre de l’entreprise refuse de respecter les normes ? En l’absence d’autorité, on assiste généralement au développement de normes locales et à la prolifération d’interfaces complexes dans le but de gérer la transition entre les domaines de l’entreprise qui ont adopté des normes différentes. Le nombre de normes augmente jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de norme du tout. Ce genre de problème est typique des entreprises qui se développent par le biais d’acquisitions, mais dont les filiales conservent une certaine indépendance en matière de gestion. À l’inverse, les projets de gouvernance des données les plus réussis sont ceux du secteur pharmaceutique où la conformité aux normes est imposée par des organismes externes.

Le budget est un autre paramètre clé de la gouvernance des données. Le budget nécessaire pour lancer un projet de cet ordre est souvent géré correctement par l’équipe de projet, mais vous devez tenir compte du financement permanent requis pour mener à bien le programme à plus long terme. La gouvernance des données nécessite un financement opérationnel continu pour les rôles définis dans l’organisation. Elle nécessite également l’accès à des fonds pour financer des projets d’amélioration de la qualité des données qui peuvent être identifiés sur une période donnée par le biais d’un contrôle régulier de la conformité.

Et enfin…

La gouvernance des données n’est pas compliquée en soi, mais son application peut devenir à la fois complexe et très « politique ». Sa mise en place nécessite des conseils d’expert mais aussi la connaissance locale de l’entreprise et de ses particularités afin d’élaborer une solution qui fonctionne dans votre situation et apporte des avantages réels.

Je peux résumer la stratégie de Stibo Systems comme suit...

 « Élaborez une vision claire pour la gouvernance des données, avec des avantages métier bien définis qui remportent l’adhésion de l’entreprise, puis concevez une organisation de gouvernance capable de répondre aux exigences de gouvernance, mais en veillant à la capacité de l’entreprise à l’exécuter et à la gérer. »

Stuart Murdoch est consultant en gestion chez Stibo Systems et il travaille dans le domaine de l’informatique depuis 39 ans. Au cours des 13 dernières années, il s’est spécialisé dans les stratégies MDM, la gouvernance des données, la gestion des changements organisationnels et la migration des données. Il est à présent responsable des méthodologies internes de Stibo Systems.

 




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